江蘇鳳谷節(jié)能科技有限公司   合同管理系統(tǒng)建設(shè)是一個管理變革的過程，需要調(diào)動企業(yè)上下內(nèi)外很多資源才能實現(xiàn)提升合同管理效率、防范法律風(fēng)險的目標(biāo)

集團(tuán)型企業(yè)不同于單體企業(yè)，存在業(yè)務(wù)多元化、組織層級多、地域分布廣、管理模式多樣化等特點，合同管理系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)該從系統(tǒng)功能、系統(tǒng)集成、審核流程、系統(tǒng)部署和用戶界面等方面滿足集團(tuán)型企業(yè)管理的靈活性要求,這主要是針對系統(tǒng)建設(shè)本身而言。而要實現(xiàn)提升合同管理效率、防范法律風(fēng)險的目標(biāo)，必須將系統(tǒng)的建設(shè)過程看成更大的管理變革過程。

在這個管理變革過程中，法務(wù)部門應(yīng)該扮演什么角色，信息部門應(yīng)該承擔(dān)什么責(zé)任?應(yīng)該采取哪些步驟實現(xiàn)企業(yè)的管理目標(biāo)?這些問題必須要系統(tǒng)地思考。筆者根據(jù)多家大型企業(yè)的合同管理系統(tǒng)建設(shè)實踐經(jīng)驗，總結(jié)了7個關(guān)鍵步驟。

步驟一：明確必要性

成功建設(shè)合同管理系統(tǒng)的大型企業(yè)，其法務(wù)部門都會在項目實施前，給相關(guān)人員傳遞一種緊迫感，即當(dāng)前環(huán)境下，建設(shè)合同管理系統(tǒng)的迫切性。這里的相關(guān)人員，不僅僅是相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)，還包括相關(guān)的中層管理者及基層員工。要實現(xiàn)理想的效果，必須企業(yè)全體上下都能意識到建設(shè)合同管理系統(tǒng)的必要性，在系統(tǒng)建設(shè)過程中，大家才能更順暢、快速地相互配合。創(chuàng)造這種迫切性和必要性的方法有很多。比如，可以在招標(biāo)前組織內(nèi)部的需求調(diào)研，讓大家充分討論目前的紙質(zhì)合同管理方式的缺點;可以組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)去行業(yè)標(biāo)桿企業(yè)參觀，看看同行的系統(tǒng)建設(shè)先進(jìn)性;也可以多找?guī)准蚁到y(tǒng)的供應(yīng)商來給我們介紹解決方案等等。這樣調(diào)研與了解充分了，大家的意識就更明確了。

步驟二：組建項目團(tuán)隊

在有了這種必要性的氛圍后，就必須馬上組建項目團(tuán)隊。團(tuán)隊成員的構(gòu)成非常關(guān)鍵。一方面，必須有副總級別的領(lǐng)導(dǎo)掛帥，必須有合同管理部門人員負(fù)責(zé)需求，必須有信息部門人員負(fù)責(zé)系統(tǒng)的建設(shè)過程;另一方面，這個團(tuán)隊成員應(yīng)該有很強的責(zé)任感及抗壓能力。在項目執(zhí)行過程中，遇到困難時，能夠堅持并戰(zhàn)勝困難。最后，這個團(tuán)隊成員必須是該業(yè)務(wù)的核心骨干，具有很強的能力和很高的權(quán)威。這樣系統(tǒng)的建設(shè)就有了組織上的保障。

步驟三：確立項目目標(biāo)

在成立了項目團(tuán)隊后，就需要確立切實可行的項目建設(shè)目標(biāo)。很多大型企業(yè)常常會犯的錯誤是，過于迫切的希望看到系統(tǒng)建設(shè)成果。比如，10月底簽合同，到年底就要求供應(yīng)商把系統(tǒng)上線。一般情況下，2個月根本無法完成合同系統(tǒng)在大型企業(yè)的需求調(diào)研、系統(tǒng)開發(fā)、安聯(lián)部署、系統(tǒng)上線的全過程。另外一種常見的錯誤是，確立的目標(biāo)過于模糊，不具體。比如，合同系統(tǒng)建設(shè)的目標(biāo)就是提升管理效率、防范法律風(fēng)險。像下圖(圖一)例子中目標(biāo)描述就比較具體：

圖一：合同系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)

步驟四：傳遞項目目標(biāo)

在目標(biāo)明確后，接下來的關(guān)鍵就是將目標(biāo)傳遞給所有相關(guān)的人。這是個非常有挑戰(zhàn)的工作。成功的企業(yè)常常在項目啟動時，召開規(guī)模很大的啟動會。一般由主管合同業(yè)務(wù)的集團(tuán)副總做動員，強調(diào)系統(tǒng)建設(shè)的必要性及重要性，要求相關(guān)部門及二級單位積極配合項目組的工作。而且啟動會還會要求供應(yīng)商的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參加，也就是要供應(yīng)商也清晰目標(biāo)，重視該項目的實施，要配備優(yōu)質(zhì)資源，保障項目順利執(zhí)行。這是一種非常好的傳遞目標(biāo)的方式。而系統(tǒng)建設(shè)失敗的企業(yè)，常常是項目已經(jīng)開始調(diào)研了，相關(guān)的部門還不知道要建設(shè)合同管理系統(tǒng)，也不知為什么要建設(shè)這個系統(tǒng)。

步驟五：開發(fā)系統(tǒng)功能

合同管理系統(tǒng)功能開發(fā)的前提是選擇好的供應(yīng)商。好的供應(yīng)商，相信每個大型企業(yè)都有自己的標(biāo)準(zhǔn)，在此就不贅述了。不管是供應(yīng)商的整體規(guī)模、定制開發(fā)能力、還是產(chǎn)品的成熟度，這些在系統(tǒng)上線前都無法直接感知。所以選擇好的供應(yīng)商的關(guān)鍵在于其是否擁有大量成功案例。

合同管理系統(tǒng)的開發(fā)過程，一般包括需求調(diào)研、功能開發(fā)、系統(tǒng)測試、安聯(lián)部署、上線運行等。在這個過程中，合同管理部門、信息部門及供應(yīng)商的配合非常重要。

在需求調(diào)研階段，因為合同管理部門的人員雖然對業(yè)務(wù)精通，但缺乏信息化的背景知識，僅僅是合同管理的業(yè)務(wù)人員與系統(tǒng)供應(yīng)商之間的需求溝通，常常會出現(xiàn)溝通障礙。這時候就非常需要信息部的人員在中間協(xié)調(diào)，這樣才能快速、合理的確認(rèn)需求。而不會出現(xiàn)合同管理業(yè)務(wù)人員提出需求，系統(tǒng)供應(yīng)商無法實現(xiàn);或者被系統(tǒng)供應(yīng)商誘導(dǎo)，僅僅是實現(xiàn)非常簡化的功能這些情況出現(xiàn)。

在功能開發(fā)階段，合同業(yè)務(wù)人員要及時跟蹤開發(fā)人員成果，避免實現(xiàn)的功能偏離原始需求，而信息部的人員要監(jiān)控開發(fā)的進(jìn)度，保證其在可控范圍之內(nèi)。

在系統(tǒng)測試階段，項目組要協(xié)調(diào)盡可能多的業(yè)務(wù)用戶進(jìn)行系統(tǒng)測試，并收集測試過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時討論溝通，安排代碼開發(fā)人員修改。信息部人員也要關(guān)注系統(tǒng)的性能，確認(rèn)其是否能滿足多用戶大并發(fā)的要求。

只有經(jīng)過合同管理業(yè)務(wù)部門、信息部門與供應(yīng)商的密切配合，才能開發(fā)出滿足企業(yè)自身需要的合同管理系統(tǒng)，才能實現(xiàn)項目的目標(biāo)。

步驟六：創(chuàng)造短期成效

在成功的合同管理系統(tǒng)建設(shè)過程中，項目團(tuán)隊(包括甲乙雙方核心項目成員)會創(chuàng)造一些短期的成效，這會使相關(guān)部門對項目的成功產(chǎn)生更強的信心，對項目組的士氣也是很大的鼓舞，尤其是可以讓領(lǐng)導(dǎo)更加重視。從那些失敗的項目中，可以看到的是需求反復(fù)變更、工期一拖再拖，甚至一年多了，項目還沒有上線。這時候甲乙雙方的項目組成員都很疲憊、心力交瘁，看不到希望。失敗就在所難免了。

如何創(chuàng)造短期成效有兩個關(guān)鍵：一個是選擇合適的試點單位;一個是合理控制需求。

首先分析如何選擇試點單位。對于集團(tuán)型企業(yè)，組織機構(gòu)龐大、二三級企業(yè)數(shù)量眾多，選擇試點單位確實很困難。常見思路是選擇規(guī)模、業(yè)務(wù)、管理等方面有代表性的，同時也要考慮其上線系統(tǒng)的迫切性及實施的難易程度。如下圖(圖二)，第一個區(qū)域的單位更適合作為試點。

圖二：選擇試點單位分析圖

其次分析如何合理控制需求。對于軟件系統(tǒng)開發(fā)來講，需求的變化是必然的，關(guān)鍵是如何控制在合理的范疇。常見思路是一方面加大需求調(diào)研階段的投入，可以從調(diào)研的廣度及深度上都加大投入，并進(jìn)行細(xì)致的需求評審;另一方面是在開發(fā)過程中，加強與開發(fā)人員的溝通，并及時驗證，避免功能已經(jīng)開發(fā)完了，才發(fā)現(xiàn)這個功能完全不符合企業(yè)管理實際。

步驟七：推廣系統(tǒng)成果

在取得短期成效后，接下來的挑戰(zhàn)就是如何推廣系統(tǒng)成果。在我們的管理實踐中，不乏出現(xiàn)合同管理信息系統(tǒng)在試點企業(yè)很成功，但一推廣到全集團(tuán)會出現(xiàn)各種聲音的情況：試點單位的情況與我們不一樣，這個系統(tǒng)好像很難用，信息化后我們合同管理的效率還不如原來了等等。在試點單位系統(tǒng)取得成功時，僅僅是一個戰(zhàn)斗的勝利，而把系統(tǒng)推廣到全集團(tuán)才是真正的戰(zhàn)役。這時候需要調(diào)動更多的人力物力財力，需要更為周密的計劃和安排。成功的將系統(tǒng)推廣到全集團(tuán)，需要解決三個關(guān)鍵問題：一是思想問題，二是資金問題，三是個性化問題。

首先是解決思想問題。對于全集團(tuán)而言，大型集團(tuán)可能有上百家的二三級企業(yè)，每家公司的的合同管理水平不同、IT基礎(chǔ)均有不同，甚至領(lǐng)導(dǎo)的重視程度也不同，所以統(tǒng)一思想非常關(guān)鍵。集團(tuán)法務(wù)部門要明確提出，這次系統(tǒng)推廣是集團(tuán)的統(tǒng)一管理要求，必須排除各種困難來建設(shè)，這是用“壓”的方式;另一方面也要組織相關(guān)的會議，邀請相關(guān)二三級公司的分管副總、合同的歸口部門負(fù)責(zé)人參加會議，面對面的交流，統(tǒng)一思想，這是用“拉”的方式。要結(jié)合“壓”和“拉”的方式，統(tǒng)一大家的思想。

其次是解決資金的問題。這也是非常困難的問題。有不少二級公司提出，不是我們不愿建設(shè)IT系統(tǒng)來加強合同管理，而是我們確實沒有預(yù)算，在資金上有困難。集團(tuán)法務(wù)部門應(yīng)說明，統(tǒng)一推廣合同管理系統(tǒng)，正是為了節(jié)省費用。因為統(tǒng)一推廣合同管理系統(tǒng)節(jié)省了分別招投標(biāo)選擇供應(yīng)商的管理費用;也可以與供應(yīng)商統(tǒng)一談判一個更低的價格。當(dāng)然若集團(tuán)法務(wù)部門統(tǒng)一負(fù)擔(dān)這個預(yù)算，那就更容易推廣了。解決了二級公司對費用的擔(dān)心，對于系統(tǒng)的順利推廣至關(guān)重要。

第三是個性化問題。一般而言，全集團(tuán)建設(shè)一個大信息系統(tǒng)，都會采用統(tǒng)一設(shè)計、統(tǒng)一部署、分步驟實施的總體策略。這個策略是正確的，但是要使得下級單位真正使用系統(tǒng)的話，必須解決個性的問題。也就是在標(biāo)準(zhǔn)功能的基礎(chǔ)上，根據(jù)下級單位的實際需求情況，做個性化的功能開發(fā)。但這樣的個性化，不得違反集團(tuán)統(tǒng)一的管理制度，包括合同的分類標(biāo)準(zhǔn)、合同履行監(jiān)控策略等等。

經(jīng)過對集團(tuán)型企業(yè)建設(shè)合同管理系統(tǒng)的七個步驟的分析，期望對相關(guān)企業(yè)在建設(shè)系統(tǒng)時有幫助。也期望大家能意識到，合同管理系統(tǒng)的建設(shè)涉及的部門和人員非常多，不能簡單地認(rèn)為找個系統(tǒng)供應(yīng)商把系統(tǒng)開發(fā)好就可以了。還要認(rèn)識到這個過程是個管理變革的過程，需要調(diào)動企業(yè)上下內(nèi)外很多資源才能實現(xiàn)建設(shè)合同管理系統(tǒng)的目標(biāo)。

最后要說明的是，習(xí)慣是非常強大的力量，大家剛開始使用系統(tǒng)時，會有各種各樣的不習(xí)慣。這時候一定要及時修訂相關(guān)的管理制度，說服相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)做榜樣，引導(dǎo)大家慢慢習(xí)慣信息化后的改變，并不斷鞏固和強化信息化的應(yīng)用成果，才能取得最后的成功。

合同管理系統(tǒng)建設(shè)是一個管理變革的過程，需要調(diào)動企業(yè)上下內(nèi)外很多資源才能實現(xiàn)提升合同管理效率、防范法律風(fēng)險的目標(biāo)。

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